La loi du 18 septembre 2017 impose désormais aux sociétés, a(i)sbl et fondations de recueillir et conserver des informations adéquates, exactes et actuelles sur leurs bénéficiaires effectifs (en anglais « UBO » pour « Ultimate Beneficial Owner ». Les administrateurs et les gérants ont jusqu’au 30 septembre 2019 pour communiquer par voie électronique les données concernant leurs bénéficiaires effectifs au registre UBO.
Objectif : Le but est de créer une base de données obligatoire reprenant les informations exactes et à jour de toutes les personnes physiques (le bénéficiaire effectif ou UBO) qui, en dernier ressort, contrôlent ou détiennent un intérêt effectif dans une société belge, A(I)SBL ou autres entités juridiques visées par la loi (fondations, trusts, etc.).
Ce mécanisme est destiné à prévenir l’utilisation de structures juridiques pour blanchir des capitaux et financer le terrorisme et contribuera à l’information de l’administration fiscale et à l’échange d’informations à des fins fiscales entre les pays.
Quelle est la sanction du défaut d’inscription ?
Toutes informations communiquées en retard ou non communiquées, entraînera pour le redevable d’information une amende administrative comprise entre 250 et 50.000 EUR. Les amendes sont infligées aux administrateurs, gérants et membres du comité de direction.
Qui sont les bénéficiaires effectifs visés par la loi ?
Pour les sociétés :
– toute personne qui possède, directement ou indirectement, un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans le capital (indice de pourcentage suffisant : plus de 25%).
– toute personne qui exerce le contrôle de la société par d’autres moyens est également considérée comme UBO. Cela peut se faire via des pactes d’actionnaires, via le droit de nommer la majorité des membres du conseil d’administration, ou encore via certains droits de veto, etc.
– du personnel occupant la position de dirigeant principal. Attention toutefois : dans le cas des sociétés, ces dirigeants doivent uniquement être enregistrés en tant que bénéficiaires effectifs à condition que les première et deuxième catégories n’aient pas identifié de bénéficiaire effectif.
Pour les ASBL, les personnes :
- qui sont membres du conseil d’administration;
- désignées comme personne habilitées à représenter l’association;
- qui sont chargées de la gestion journalière;
- qui sont les fondateurs d’une fondation;
- dans l’intérêt principal desquelles l’association (internationale) sans but lucratif ou la fondation a été constituée ou opère (ou, lorsque ces personnes n’ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes physiques);
- qui exercent par d’autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l’association (internationale) sans but lucratif ou la fondation, il s’agit, par exemple, d’une personne qui agit dans les coulisses via un ou plusieurs hommes de paille ou qui, par un cumul de mandats de représentation, exercerait dans les faits un contrôle sur l’association.
Quelles informations devez-vous exactement enregistrer ?
Les sociétés et ASBL doivent fournir les informations suivantes pour chaque bénéficiaire effectif :
- nom et prénom,
- date de naissance,
- nationalité;
- adresse complète de résidence,
- la date à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif,
- le numéro de Registre national ou numéro Bis et, le cas échéant, tout identifiant similaire donné par l’état où il réside ou dont il est le ressortissant,
- la/les catégorie(s) de bénéficiaires effectifs dont il dépend.
Qui a l’obligation de communiquer ces informations ?
Il est de la responsabilité des administrateurs ou gérants de votre société ou ASBL de fournir les données des bénéficiaires effectifs ainsi que les pièces justificatives nécessaires. En cas de changements dans ces données, ces changements doivent être notifiés dans le mois au registre UBO, en plus de l’obligation de mettre à jour les données au moins une fois par an.
Quand faut-il communiquer les données la première fois ?
Le délai ultime est le 30 septembre 2019.
Quelles sont les sanctions ?
Selon le type d’obligation qui incombe aux administrateurs ou gérants, la loi prévoit plusieurs sanctions :
Les administrateurs ou gérants qui (1) ne recueillent pas ou ne conservent pas les informations requises, (2) ne les communiquent pas (à temps) au registre UBO, ou (3) communiquent des informations incomplètes ou erronées, risquent une amende administrative comprise entre 250 et 50.000 euros conformément à l’arrêté royal du 30 juillet 2018.
Pour les deux premières infractions mentionnées, une amende de 50 à 5 000 euros peut en outre être infligée en vertu du droit des sociétés et des associations.
Qui peut consulter le registre UBO ?
Les autorités compétentes comme la police, le parquet et le fisc ont accès au registre, mais toutes les personnes qui doivent transmettre ces données dans le cadre de leur contrôle clients (comme les comptables, les notaires, les avocats, etc.) peuvent en principe aussi consulter toutes les informations relatives aux bénéficiaires effectifs de votre société ou ASBL.
En ce qui concerne les sociétés, tout citoyen peut également demander l’accès et ce, sans aucun motif à la différence qu’il ne pourra pas voir certaines données à caractère personnel.
Pour les ASBL, les conditions sont plus strictes et il faut pouvoir démontrer au moins un intérêt légitime.
Enfin, si votre ASBL exerce un contrôle sur une autre société, A(I)SBL ou fondation, toute personne qui introduit une demande écrite peut avoir accès à ses données.
Pouvez-vous protéger certaines informations ?
Toutes les données que vous devez enregistrer ne sont pas visibles par tout le monde. Par exemple, votre numéro de Registre national et adresse de résidence restent des informations privées pour les citoyens et pour les personnes qui démontrent un intérêt légitime ou introduisent une demande écrite.
En outre, si vous avez des raisons valables de penser que vous courez un risque du fait de l’accessibilité de vos données, vous pouvez demander, en tant que bénéficiaire effectif, à protéger encore plus de données. Il est également possible de prévoir une plus grande confidentialité pour les bénéficiaires effectifs mineurs ou incapables.
Que faut-il faire dès à présent ?
Pour préparer l’enregistrement UBO, nous vous recommandons de faire d’ores et déjà ce qui suit:
(a) identifier le ou les bénéficiaires effectifs et la catégorie à laquelle ils appartiennent
(b) rassembler les données (c) rassembler, le cas échéant, les données d’identification de tous les intermédiaires; et
(d) demander des pièces justificatives à l’appui des informations à enregistrer.
LEXEL Avocats peut vous assister dans ces démarches.
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